Article also available in / Articol disponibil și în limba: English (Engleză)

Un nou val de inspecții fiscale ar putea fi declanșat de raportarea distinctă în contul de profit si pierdere cheltuielilor cu servicii de management, consultanță și cu redevențe

articol publicat în 14 Noiembrie 2024

În contextul fiscal tot mai complex și strict reglementat, inclusiv gestionarea tranzacțiilor intra-grup capătă o importanță mai însemnată, în special pentru companiile multinaționale.

Odată cu introducerea unor reglementări noi, cum ar fi detalierea distinctă a cheltuielilor cu serviciile de management și consultanță și respectiv cu redevențe în contul de profit și pierdere în baza Ordinului MFP 2649/2023, autoritățile fiscale urmăresc să crească transparența și cel mai probabil să îmbunătățească analiza de risc fiscal în baza căreia se selectează acele companii la care să se inițieze inspecții fiscale.

Mai mult, la acest moment, în Camera Deputaților se află în dezbatere un proiect de lege (i.e. nr. 820/2023) ce propune înăsprirea condițiilor pentru deductibilitatea cheltuielior cu serviciile de management și consultanță achiziționate de la nerezidenți clasificate drept tranzacții artificiale, cu impunerea unor sancțiuni semnificative – nedeductbilitatea integrală a cheltuielilor și amenzi egale cu dublul valorii cheltuielii deduse cu astfel de cheltuieli.

Totodată, ultimii ani au arătat și o pondere semnificativă a cazurilor litigioase nivelul Curților de Apel și Înalta Curte de Casație și Justiție cu privire la deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile de management și consultanță, reliefând în multe situații subiectivitatea si agresivitatea autorității fiscale în investigarea a acestor tranzacții.

Toate aceste măsuri și tendințe demonstrează un interes ce poate fi considerat chiar “exagerat” din partea autorităților fiscale. În cele ce urmează, încercăm să analizăm contextul și impactul asupra companiilor multinaționale. De asemenea, vom explora riscurile și provocările pe care le ridică noile modificări legislative pentru contribuabili și cum pot companiile să se pregătească pentru potențialele inspecții fiscale.

Introducerea unor linii separate pentru cheltuielile cu servicii de management, consultanță și cu redevențe în relația cu entități afiliate în contul de profit și pierdere

Prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice 2649/2023, autoritățile fiscale au introdus obligativitatea raportării distincte a cheltuielilor aferente serviciilor de management, de consultanță și cu redevențe în Contul de Profit și Pierdere (formularul F20), cu individualizarea valorilor derivate din tranzacțiile intra-grup:

Această măsură urmărește să aducă mai multă transparență pentru cheltuieli considerate cu nivel de risc și să faciliteze monitorizarea acestor fluxuri de către autoritățile fiscale. Principalul scop este de a crește vizibilitatea asupra cheltuielilor care pot ridica semne de întrebare din prisma deductibilității și a prețurilor de transfer.

Un efect imediat al acestor modificări este că tranzacțiile intra-grup devin mult mai ușor de identificat și analizat de către autoritățile fiscale fără ca măcar să trebuiască să viziteze companiile la sediul acestora.

În plus, considerând și disponibilitatea informațiilor din raportarea SAF-T pentru contribuabilii mari și mijlocii, ca parte a analizelor de risc, autoritățile fiscale  pot accesa detalii la nivel de document justificativ / factură și astfel ar putea solicita explicații punctuale.

În consecință, acele companii care au raportat cheltuieli cu servicii de management și consultanță în liniile nou introduse în formularul de Cont de Profit și Pierdere depus pentru anul financiar 2023 se pot aștepta la întrebări sau chiar la o inspecție fiscală cu temă specifică de analiză a serviciilor intra-grup.

În experiența noastră practică, dacă cheltuielile cu servicii de consultanță și management intra-grup depășesc 2,00% din cifra de afaceri, probabilitatea de a primi întrebări sau a avea inspecție fiscală în perioada următoare crește exponențial.

De asemenea, ne așteptăm ca acele companii care au raportat cheltuieli cu redevențe de peste 8,00% din cifra de afaceri să intre în atenția autorităților fiscale și eventual chiar să devină subiectul unei inspecții fiscale de impozit pe profit sau de fond.

Diferențele dintre serviciile de management, cele de consultanță, respectiv suport

Din păcate, legislația contabilă din România nu oferă definiții specifice pentru cheltuielile de management, consultanță și suport, lăsând companiile să se bazeze pe principii generale de raportare financiară. Această lipsă de claritate poate genera confuzii în clasificarea corectă a acestor cheltuieli și riscul unor erori în publicarea informațiilor, mai ales în contextul noilor reglementări ce impun raportarea distinctă a acestor servicii.

În plus, se pune adesea problema respectării principiului conform căruia substanța economică a unei tranzacții trebuie să prevaleze asupra formei sale juridice, ceea ce complică și mai mult aplicarea unui tratament contabil corect.

Astfel, încercăm în continuare să prezentăm principalele caracteristici ale celor trei categorii distincte:

Serviciile de management sunt acele activități care implică coordonarea, supravegherea și deciziile strategice la nivelul beneficiarului. Acestea includ, de exemplu, planificarea pe termen lung, controlul financiar și supervizarea generală a operațiunilor din cadrul unei companii. Din practică, aceste servicii sunt privite cu mai multă atenție de către autoritățile fiscale.

În contrast, serviciile de consultanță se referă la expertiza externă oferită în diverse domenii de interes strategic pentru companie, cum ar fi operațional, vânzări, tehnic sau strategie de afaceri, fără a implica direct coordonarea activităților companiei. Acestea sunt mai ușor de documentat, însă trebuie să fie clar justificată necesitatea lor pentru activitatea locală.

Într-un final, serviciile suport sunt conexe activităților operaționale de bază și includ asistență în arii precum IT, contabilitate, marketing sau resurse umane. Acestea sunt necesare pentru funcționarea zilnică a unei companii și pot fi considerate că aduc o valoare adăugată mai redusă față de cele de consultanță sau management având în vedere că nu au legătură cu funcțiile care generează în mod direct valoare adăugată pentru companii.

Confuziile apar adesea atunci când serviciile suport sunt incluse greșit sub eticheta de „management” și raportate ca atare inclusiv în contractele de servicii intra-grup, putând atrage astfel atenția autorităților fiscale.

Prin urmare, este de la sine înțeles că de acum companiile trebuie să fie atente la maniera de clasificare a acestor servicii, pentru a evita riscul unei inspecții fiscale survenită din această cauză și fără motiv.

Analiza de risc fiscal – va fi ea îmbunătățită cu criteriul ponderii cheltuielilor cu servicii de management și consultanță intra-grup în cifra de afaceri?

Clasificarea și raportarea distinctă a cheltuielilor de management și consultanță în situațiile financiare va avea cel mai probabil consecințe asupra modului în care autoritățile fiscale conturează profilul de risc al contribuabililor și nu ar fi deloc o surpriză ca acest element să fie deja adăugat în analiza de risc fiscal pe care autoritățile fiscale o fac în vederea selectării acelor contribuabili la care să inițieze o inspecție fiscală.

Astfel, în situația în care o companie locală, parte a unui grup multinațional, declară valori ridicate pentru aceste servicii din punct de vedere al ponderii în cifra de afaceri, autoritățile fiscale pot suspecta o încercare de reducere a bazei impozabile din România.

Aceasta atrage cu sine un risc de declanșare a unei inspecții fiscale, care o dată declanșată dintr-un astfel de motiv, poate împinge echipele de inspecție fiscală către o abordare agresivă. Rezultatul unei astfel de inspecții cu grad ridicat de agresivitate este negarea deductibilității cheltuielilor, lăsând contribuabilii în situația de a-și apăra poziția în instanță.

Așa cum aminteam și anterior, în experiența noastră practică, dacă cheltuielile cu servicii de consultanță și management intra-grup depășesc 2,00% din cifra de afaceri, probabilitatea ca o companie să fie evidențiată în analiza de risc fiscal poate crește semnificativ.

În acest context, companiile trebuie să implementeze un control riguros asupra acestor costuri, pentru a asigura transparența și justificarea serviciilor. Fără o astfel de supraveghere, riscul unei dispute fiscale este mai mare decât oricând, iar contribuabilii se pot vedea nevoiți să aștepte ani de zile pentru o soluționare a cazului litigios.

Etape de avut în vedere pentru asigurarea deductibilității cheltuielilor cu servicii intra-grup de management și consultanță

Inspecțiile fiscale la nivelul serviciilor de consultanță și management intra-grup se concentrează, în principal, pe două aspecte fundamentale: (i) îndeplinirea condițiilor de deductibilitate a cheltuielilor conform legislației române și (ii) justificarea faptului că prețul de transfer plătit pentru aceste servicii reflectă valoarea de piață.

Pentru a asigura conformitatea cu prima dintre condiții, este crucial să integrăm și principiile stabilite de Liniile Directoare OECD, care oferă un cadru analitic esențial pentru evaluarea serviciilor intra-grup.

Acesta subliniază importanța a patru teste esențiale pentru evaluarea serviciilor intra-grup:

(1) prestarea efectivă a serviciilor;

(2) existența unor beneficii reale ca urmare a prestării acestor servicii;

(3) evitarea duplicării serviciilor cu servicii identice achiziționate local;

(4) identificarea și eliminarea din baza de cost a serviciilor a costurilor ocazionate în interesul acționarilor.

Aceste teste oferă un cadru de evaluare care permite companiilor să determine în mod clar dacă serviciile primite sunt benefice și necesare pentru activitățile lor și vin în completarea cerințelor legale din România privind asigurarea deductibilității.

Documentele suport joacă un rol esențial în această ecuație, având în vedere că legislația fiscală nu stabilește o listă exhaustivă de probe admisibile pentru dovedirea prestării efective a serviciilor.

Fiecare companie ar trebui să dispună de un set variat de documente, cum ar fi procese-verbale de recepție, rapoarte de lucru sau studii de fezabilitate, care să ateste caracterul necesar și efectiv al acestor cheltuieli.

Chiar dacă la nivel de grup pot exista îngrijorări cu privire la costurile si resursele asociate menținerii la zi a unei astfel de documentații adecvate, care pot fi împovărătoare, este de acum recomandat ca totuși să se elaboreze o astfel de documentație proactiv cel puțin pentru 1 – 2 luni la fiecare 5 ani pentru a seta un cadru formal ce poate fi detaliat într-un context de inspecție fiscală.

În plus, este esențial ca managementul central al grupului să fie informat cu privire la riscurile potențiale care pot apărea din lipsa sau neconformitatea documentației, pentru a putea lua măsurile necesare în timp util.

Impactul propunerii legislative privind nedeductibilitatea cheltuielilor cu servicii de management

Privind în viitor, trebuie amintită și inițiativa legislativă cu privire la deductibilitatea cheltuielilor de management intra-grup prestate de nerezidenți (i.e. Proiect de Lege Nr. 820/2023 pentru modificarea art.25 alin.(4) lit.f) din Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal).

Actuala formă a textului de lege propus:

“Următoarele cheltuieli nu sunt deductibile:

1. f) cheltuielile cu servicii de management, consultanță, asistență sau alte servicii, prestate de o persoană afiliată nerezidentă în România. Deducerea de cheltuieli de această natură, pe baza unor tranzacții calificate ca fiind artificiale conform art. 11 alin. 3, reprezintă contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 200% din valoarea cheltuielii deduse.”

poate conduce la interpretări agresive ale inspectorilor fiscali și pare de natură să descurajeze explicit desfășurarea acestor categorii de tranzacții, de multe ori esențiale în buna desfășurare a operațiunilor locale ale filialelor grupurilor multinaționale.

Deși adoptată de Senat, această inițiativă este în prezent în dezbatere în Camera Deputaților, care este camera decizională. Desigur, este de reținut că pentru a deveni lege, propunerea trebuie sa treacă prin întregul proces legislativ: adoptare in Parlament, promulgare de catre Președinte și publicare în Monitorul Oficial.

Însă, dacă această lege va intra în vigoare, multe companii care inregistrează cheltuieli considerabile pentru cu servicii de management și consultanță cu entitățile din grup vor trebui să își revizuiască structura tranzacțiilor.

Sub amenințarea interpretărilor abuzive și a sancțiunilor semnificative, impactul asupra profitabilității și asupra bazei de impozitare se poate dovedi substanțial, în special pentru companiile care utilizează frecvent aceste servicii ca parte a structurilor lor de grup.

Din punct de vedere strategic, ar putea fi un loz câștigător localizarea unui volum mai mare de servicii prin angajarea de personal local în entitatea din România sau subcontractarea unor terțe părți pentru realizarea unor astfel de servicii.

Astfel, aceste limitări potentțiale privind deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile de management intra-grup pot aduce cu sine o revizuire profundă a strategiilor fiscale și a modului de operare în relația cu filialele din România ale grupurilor multinaționale.

Concluzii

Introducerea unor linii separate pentru cheltuielile de management și consultanță în Contul de Profit și Pierdere este un pas semnificativ în cadrul strategiei autorităților fiscale de a monitoriza tranzacțiile intra-grup și de a identifica zone cu risc fiscal ridicat.

În acest context, devine esențial pentru companii să acorde o atenție deosebită clasificării corecte a acestor cheltuieli în situațiile financiare. O structură clară și bine definită nu doar că ajută la respectarea reglementărilor, dar reduce și probabilitatea unor eventuale consecințe.

Luând în calcul totodată și ”agresivitatea” autorităților fiscale în general vizavi de cheltuielile cu servicii de management manifestată pe de o parte prin numeroasele dispute ajunse în instanță și în care miza este reprezentată întocmai de serviciile de management și pe de altă parte intenția legiuitorului de a emite acte normative de eliminare a posibilității de a deduce astfel de cheltuieli, devine și mai stringentă nevoia de analiză detaliată a modului de încadrare a acestor cheltuieli.

De asemenea, rămâne la fel de important ca întotdeauna ca firmele să revizuiască periodic tranzacțiile intra-grup și să se asigure proactiv că documentația justificativă este completă și solidă măcar la nivelul a 1-2 luni dintr-o perioadă de 5 ani.

Readucem aminte însă că scopul dosarului de prețuri de transfer este doar de a justifica marjele de profit. Ceea ce ajută la susținerea deductibilității bazei de cost este o documentație separată de tip „Benefit Test”.

Abonare buletin informativ, dacă nu sunteți deja abonat(ă)…

ATIPIC Solutions este o companie specializată în consultanță privind preturile de transfer, cu o cultură centrată pe utilizarea automatizării în preturile de transfer, inovație și eficiență. Lucrăm cu societăți care au ales ca ERP – SAP, Oracle, Microsoft Dynamics sau Scala și suntem recunoscuți în clasamentul WorldTP / International Tax Review.

Dacă v-a plăcut acest articol, probabil că vă vor plăcea toate articolele noastre pe care le trimitem periodic direct în inbox… așa că vă oferim posibilitatea de a solicita un abonament gratuit la buletinul nostru informativ prin completarea formularului de mai jos: